Surat Pernyataan Kesediaan Menjadi Liaison Officer (LO) Dalam Rangka Dies Natalis ke-65 dan Lustrum XIII UM Tahun 2019

Dalam rangka menyambut dan merayakan Dies Natalis ke-65 serta Lustrum XIII Universitas Negeri Malang (UM) tahun 2019, dibutuhkan peran aktif dari berbagai pihak agar seluruh rangkaian acara dapat berjalan lancar dan sukses. Salah satu peran penting yang diperlukan adalah Liaison Officer (LO). LO merupakan penghubung antara panitia pelaksana dengan berbagai pihak terkait, seperti tamu undangan, peserta kegiatan, dosen, tenaga kependidikan, maupun media. Oleh sebab itu, penting adanya Surat Pernyataan Kesediaan menjadi LO agar dapat memastikan komitmen dan tanggung jawab setiap individu yang terpilih.

Apa Itu Liaison Officer (LO)?

Liaison Officer adalah seseorang yang ditunjuk sebagai wakil panitia untuk menjalin komunikasi, mengkoordinasikan jadwal, dan membantu kelancaran acara selama rangkaian kegiatan Dies Natalis dan Lustrum berlangsung. Tugas utama LO adalah memastikan tamu undangan dan peserta mendapatkan pelayanan dan informasi yang tepat, sehingga acara berjalan efektif dan efisien. Di lingkup universitas, LO biasanya terdiri dari mahasiswa, tenaga pendidik, maupun staf yang memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi baik.

Peran dan Tanggung Jawab LO dalam Dies Natalis ke-65 dan Lustrum XIII UM

Rangkaian acara Dies Natalis dan Lustrum ini meliputi berbagai kegiatan seperti seminar, workshop, lomba, pameran, hingga seremoni resmi. Berikut ini adalah beberapa tanggung jawab utama yang diemban oleh LO selama persiapan dan pelaksanaan acara:

• Koordinasi komunikasi: Menjadi penghubung utama antara panitia dan tamu, peserta, narasumber, atau pihak eksternal lainnya.
• Menyambut tamu: Mengatur kedatangan tamu penting dan membantu mereka selama acara berlangsung.
• Distribusi informasi: Menyampaikan informasi penting terkait jadwal dan lokasi kegiatan kepada pihak terkait.
• Pemecahan masalah: Menangani kendala yang muncul selama acara agar tidak mengganggu jalannya kegiatan.
• Pelaporan: Melaporkan perkembangan dan kondisi acara kepada koordinator panitia.

Dengan tugas-tugas tersebut, LO menjadi ujung tombak yang memastikan penyelenggaraan acara terselenggara dengan baik sesuai yang direncanakan.

Surat Pernyataan Kesediaan Menjadi LO

Surat Pernyataan Kesediaan menjadi LO merupakan dokumen resmi yang berisi komitmen seorang individu untuk mengemban tugas sebagai LO selama acara Dies Natalis dan Lustrum berlangsung. Surat ini juga menunjukkan bahwa yang bersangkutan telah memahami tanggung jawab yang akan diembannya serta bersedia melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi.

Biasanya, Surat Pernyataan dilakukan oleh mahasiswa atau staf yang telah dipilih oleh panitia. Isi surat ini mencakup identitas, pernyataan kesediaan, tanggung jawab yang akan dijalankan, dan tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.

Berikut adalah contoh isi pokok yang biasanya terdapat pada Surat Pernyataan Kesediaan LO:

• Identitas nama lengkap, NIM/NIP, fakultas atau unit kerja.
• Pernyataan kesediaan untuk menjadi Liaison Officer dalam acara Dies Natalis dan Lustrum UM 2019.
• Penegasan komitmen untuk melaksanakan semua tugas dan kewajiban yang diberikan.
• Kesanggupan untuk mengikuti briefing, pelatihan, dan aturan yang berlaku selama bertugas.
• Tanda tangan dan tanggal pembuatan surat.

Manfaat Menjadi LO pada Acara Dies Natalis dan Lustrum

Menjadi LO bukan hanya sekadar tugas pelayanan, tetapi juga memberikan banyak manfaat bagi individu yang melakukannya. Antara lain:

• Pengalaman Organisasi: Meningkatkan kemampuan dalam berorganisasi dan bekerjasama dalam sebuah tim.
• Keterampilan Komunikasi: Mengasah skill komunikasi interpersonal dengan berbagai pihak.
• Networking: Membuka kesempatan berkenalan dan membangun relasi dengan dosen, staf, dan tamu penting.
• Pengembangan Diri: Melatih kemampuan problem solving dan manajemen waktu dalam situasi dinamis.
• Referensi Positif: Mendapatkan pengalaman yang bisa menjadi nilai tambah dalam dunia akademik maupun profesional.

Proses Pengajuan dan Mekanisme Surat Pernyataan LO

Biasanya proses pengajuan calon LO dalam acara Dies Natalis ke-65 dan Lustrum XIII UM melalui beberapa tahap, meliputi:

• Seleksi Calon LO: Panitia melakukan seleksi berdasarkan kriteria tertentu seperti komunikasi, kesigapan, dan pengalaman.
• Briefing dan Pelatihan: LO yang terpilih mengikuti sesi briefing untuk mengetahui tugas rinci, tata cara pelayanan, dan etika kerja.
• Penyerahan Surat Pernyataan: Calon LO wajib menyerahkan Surat Pernyataan Kesediaan yang sudah ditandatangani sebagai bukti resmi komitmen.
• Penugasan dan Evaluasi: Setelah bertugas, panitia melakukan evaluasi untuk perbaikan di kegiatan berikutnya.

Melalui mekanisme ini, panitia memastikan LO yang terlibat memiliki sikap profesional dan dedikasi tinggi, guna mendukung kesuksesan acara besar universitas.

Kesimpulan

Dalam pelaksanaan Dies Natalis ke-65 dan Lustrum XIII UM tahun 2019, keberadaan Liaison Officer sangat krusial. LO berperan sebagai penghubung yang memastikan komunikasi berjalan lancar dan tamu serta peserta mendapat pelayanan terbaik. Surat Pernyataan Kesediaan menjadi LO merupakan dokumen penting yang menegaskan komitmen individu dalam menjalankan tugas tersebut. Dengan adanya LO yang berdedikasi, diharapkan seluruh rangkaian acara Dies Natalis dan Lustrum dapat terselenggara secara profesional, efektif, dan memberikan kesan positif bagi seluruh civitas akademika UM maupun tamu undangan yang hadir.

Oleh sebab itu, bagi yang berminat dan telah dipilih untuk menjadi LO, hendaknya menyiapkan diri dengan baik, memahami tanggung jawab yang diemban, dan menunjukkan sikap profesional demi kelancaran acara besar universitas ini. Semoga Dies Natalis ke-65 dan Lustrum XIII UM tahun 2019 menjadi momentum bersejarah yang membanggakan bagi seluruh sivitas akademika.