Prosedur Operasional Baku Penyusunan Rencana Usulan Permintaan Pengadaan Barang dan Jasa Perlengkapan Rutin Pascasarjana

Dalam rangka mendukung kelancaran kegiatan akademik dan administrasi di lingkungan Pascasarjana, pengadaan barang dan jasa diperlukan secara terencana dan sistematis. Prosedur Operasional Baku (POB) ini disusun sebagai pedoman dalam proses penyusunan rencana usulan permintaan pengadaan barang dan jasa perlengkapan rutin agar dapat berjalan efektif, efisien, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

1. Tujuan

Dokumen ini bertujuan untuk memberikan arahan dan langkah sistematis dalam penyusunan rencana usulan permintaan pengadaan barang dan jasa perlengkapan rutin pada Pascasarjana sehingga:

• Memastikan kebutuhan perlengkapan rutin dapat dipenuhi tepat waktu dan sesuai spesifikasi.
• Menjamin kesinambungan proses pengadaan dengan prinsip transparansi dan akuntabilitas.
• Meminimalisir terjadinya pemborosan atau pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk seluruh proses penyusunan rencana usulan permintaan pengadaan barang dan jasa perlengkapan rutin yang dilakukan oleh bagian administrasi, staf dan kepala program studi di lingkungan Pascasarjana.

3. Definisi

• Pengadaan Barang dan Jasa: Kegiatan membeli, menerima, dan mengelola barang dan jasa yang dibutuhkan.
• Perlengkapan Rutin: Barang dan jasa yang dibutuhkan secara reguler untuk menunjang operasional Pascasarjana seperti alat tulis kantor, perangkat elektronik sederhana, perlengkapan administrasi, dan jasa kebersihan.
• Rencana Usulan Permintaan: Dokumen yang berisi kebutuhan perlengkapan rutin yang diajukan untuk diproses pengadaannya.
• POB (Prosedur Operasional Baku): Prosedur baku yang menjadi pedoman pelaksanaan tugas secara konsisten dan berstandar.

4. Referensi

• Peraturan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (PP No. 16 Tahun 2018 dan Perubahannya)
• Peraturan Internal Universitas terkait Pengadaan
• Petunjuk Teknis dan Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa

5. Tahapan Prosedur Penyusunan Rencana Usulan Permintaan Pengadaan

5.1 Identifikasi Kebutuhan

Setiap program studi atau unit kerja di Pascasarjana wajib mengidentifikasi kebutuhan perlengkapan rutin yang diperlukan berdasarkan kegiatan operasionalnya. Kebutuhan ini harus disusun secara realistis dan proporsional agar tidak terjadi pemborosan atau kekurangan perlengkapan.

• Melakukan inventarisasi perlengkapan yang ada.
• Mengevaluasi perlengkapan yang sudah tidak layak pakai atau habis masa penggunaannya.
• Mengidentifikasi kebutuhan baru sesuai program kerja dan agenda kegiatan yang direncanakan.

5.2 Penyusunan Daftar Usulan

Berdasarkan hasil identifikasi, setiap kepala program studi atau penanggung jawab unit menyusun daftar usulan kebutuhan barang dan jasa. Daftar ini harus memuat uraian barang/jasa, jumlah, spesifikasi teknis, estimasi harga, dan alasan kebutuhan.

• Menggunakan format formulir usulan resmi dari unit pengadaan.
• Menerangkan secara jelas fungsi dan urgensi setiap kebutuhan yang diajukan.
• Melakukan koordinasi dengan bagian administrasi pengadaan agar format dan data usulan lengkap dan benar.

5.3 Review dan Verifikasi

Bagian Administrasi Pengadaan melakukan review terhadap usulan yang disampaikan untuk:

• Menilai kesesuaian kebutuhan dengan anggaran dan kebijakan pengadaan.
• Memeriksa kelengkapan dokumen dan kebenaran spesifikasi barang/jasa.
• Mengonsolidasikan usulan dari berbagai program studi untuk menyusun rencana pengadaan terpadu.

Apabila terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian, bagian administrasi akan mengembalikan usulan kepada pengusul untuk revisi atau klarifikasi.

5.4 Penyusunan Rencana Pengadaan

Setelah usulan diverifikasi dan dinyatakan lengkap serta sesuai, bagian administrasi menyusun dokumen rencana pengadaan yang berisi:

• Daftar kebutuhan final lengkap dengan estimasi harga dan volume.
• Prioritas kebutuhan berdasarkan urgensi dan anggaran yang tersedia.
• Rencana jadwal pelaksanaan pengadaan.

Dokumen ini menjadi dasar untuk proses pengadaan lebih lanjut seperti permintaan penawaran dan negosiasi.

5.5 Persetujuan Rencana Pengadaan

Rencana pengadaan yang telah tersusun disampaikan kepada pimpinan Pascasarjana untuk mendapatkan persetujuan resmi. Persetujuan ini memastikan bahwa seluruh proses telah sesuai dengan aturan dan kebutuhan lembaga.

• Pimpinan melakukan kajian akhir terhadap kebutuhan, anggaran, serta kesesuaian dokumen.
• Jika disetujui, dokumen menjadi dasar pelaksanaan pengadaan oleh unit terkait.
• Jika ditolak atau dikembalikan untuk revisi, dokumen dirumuskan ulang sesuai catatan dan arahan pimpinan.

5.6 Monitoring dan Evaluasi

Setelah rencana pengadaan disetujui dan pelaksanaan dimulai, dilakukan monitoring secara berkala untuk memastikan:

• Proses pengadaan berjalan sesuai jadwal dan anggaran.
• Kualitas dan spesifikasi barang/jasa sesuai dengan rencana dan kesepakatan.
• Tidak terjadi penyimpangan atau penyalahgunaan anggaran.

Evaluasi juga dilakukan untuk perbaikan penyusunan rencana usulan dan proses pengadaan berikutnya.

6. Tanggung Jawab

• Kepala Program Studi/Unit: Bertanggung jawab melakukan identifikasi kebutuhan dan menyusun usulan secara akurat dan sesuai kebutuhan.
• Bagian Administrasi Pengadaan: Memverifikasi, mengonsolidasikan, dan menyusun dokumen rencana pengadaan serta melakukan monitoring.
• Pimpinan Pascasarjana: Memberikan persetujuan akhir terhadap rencana pengadaan.

7. Dokumen Terkait

• Formulir Usulan Pengadaan Barang dan Jasa
• Daftar Inventarisasi Perlengkapan
• Laporan Evaluasi Pengadaan

8. Penutup

Sistem dan prosedur pengadaan barang dan jasa perlengkapan rutin yang terdokumentasi dengan baik merupakan bagian penting dalam menjaga kelancaran dan efektivitas operasional Pascasarjana. Dengan mengikuti prosedur operasional baku ini, diharapkan proses pengadaan dapat berjalan dengan transparan, akuntabel, dan mendukung pencapaian visi dan misi institusi secara optimal.

Penting agar setiap pihak memahami dan menjalankan peran sesuai tanggung jawabnya demi tercapainya pengelolaan barang dan jasa yang tertib dan sesuai kebutuhan.